Long-term visit CERN – Korea-CMS Collaboration

이 페이지에서는 CERN에 연중 3개월 이상 방문하기 위한 절차를 설명합니다.
단, 각종 절차가 바뀔 수 있습니다. 등록 과정 중 변경된 사항이 있다면 전파 해 주세요. 구체적 사항은 [UsersOffice] 에서 확인하시길 바랍니다.

장기 파견 준비 과정은 단기 파견 과정과 많은 부분을 공유합니다. 따라서 이 문서에서는 단기 파견 수준에서의 기초 설명은 생략합니다.

KCMS에 소속하여 연구에 참여하기 위한 일반적인 내용에 대해서는 [링크]의 내용을 먼저 참고하세요.
직접 CERN에 방문하지 않고 참여가기 위한 과정은 [Remote Participation] 페이지를 참고하세요.
3개월 미만 방문하기 위한 과정은 [Short-term Registration] 페이지를 참고하세요.
필요 서류의 양식이 변경될 가능성도 있습니다. [UsersOffice] 에서 확인하시길 바랍니다.
[CMS twiki page]에서도 관련 내용을 확인할 수 있습니다.
일반적인 정착과 관련된 내용은 [How to settle down in Geneve]페이지를 참고하세요.

요약 밎 주의사항:

KCMS 사업단에서 CERN으로 장기 파견 지원은 운영위원회, 교수회의에서 수행 업무, 예산 등을 종합적으로 고려해 결정됩니다. KCMS 지원을 받지 않더라도 행정 처리나 기타 지원 가능성을 고려해 KCMS사업단에서 함께 논의되도록 하는 편이 좋습니다. 체제비, 지원 범위 등은 사업단 규정을 참고하세요.

행정 준비 기간:
준비가 완료되기 전까지 출입국이 어렵기 때문에 전체 파견 일정을 고려해 미리 준비합니다.
비자 신청부터 발급까지 빨라도 1개월 이상, 대사관 사정에 따라 3개월까지도 소요될 수 있습니다.
병역특례의 경우 공동연구 서류 준비, 병무청 승인 등 절차가 있어 더 많은 기간이 필요한 편입니다.

장기 파견자라면 파견 계획 일자로부터 아무리 늦어도 1개월 전부터 준비를 시작해야 혼동이 없습니다.

비자 신청 종류:
프랑스 체류 visa와 스위스 체류 visa 중 택일 해 하나만 신청합니다.
받게 되는 비자는 장기체류를 위한 1회 입국 비자이고, CERN 유저 오피스를 통해 프랑스, 스위스 체류증을 모두 받게 되어 있습니다.
기간은 오래 걸리지만 프랑스 체류증을 신청하는 편을 권장합니다.

병역특례:
박사 병역특례를 수행중이라면 장기파견 중 국제공동연구 기간으로 인정받기 위한 행정 절차를 밟아야 합니다.
공동 연구로 인정이 되지 않으면 통상 6개월 이후부터 복무 기간이 연장되고, 이후 단기로도 학회 발표 등 국외출장이 불가능할 수 있습니다.
병특 공동연구 서류 준비와 인정까지 최소 수 개월의 많은 시간이 필요할 수 있어 미리 준비해야 합니다.

1. 장기파견 준비와 visa 신청 등 출입국 관련 절차

1.1 장기파견 계획 세우기 – 사업단 차원에서의 준비 작업

먼저 사업 팀에 장기 파견 계획에 대해 미리 알려 현지 체류시 체제비 지급에 문제가 없도록 합니다.

매 연차별로 운영위원회 회의와 교수회의를 통해 장기파견자와 예산 배정에 따라 장기파견이 가능합니다.
KCMS 예산을 받지 않고 파견을 가더라도 사업단에서 미리 알 수 있도록 해 주세요.
~~사업단에 연구비 신청서를 작성해 제출합니다. 참고 : OC2010Travel~~

1.2 Invitation letter, visa 관련 서류 요청 (최소 1주일 가량 소요)

장기 파견 계획이 확정되었다면 가장 먼저 CMS에 invitation letter를 요청합니다.
1년중 3개월 이상 체류시 EU비자 면제 대상에 해당하지 않기 때문에 장기 체류 비자가 필요합니다.

프랑스 비자 또는 스위스 비자 중 하나를 선택할 수 있습니다. 처리에 시간이 오래 걸리지만 프랑스 비자를 받는 것을 권장합니다. 스위스 비자를 받는 경우 프랑스 거주가 불가능하고 업무 수행에 제약 사항이 많습니다.

[CMS Secretariat Invitation Letters 사이트] 에서 [long term visa를 위한 invitation letter를 요청]합니다.
- Expected country of residence를 선택함에 따라 프랑스 비자를 받을지 스위스 비자를 받을지 결정합니다.
- 앞서 적은대로 프랑스 거주를 권장합니다.
- 가족이 함께 가는 경우 같은 날짜로 비자를 신청해야 합니다.
Invitation letter신청 결과 secretary확인 후 invitation letter의 스캔본을 메일로 받습니다.
동시에 비자 신청 정보가 프랑스 외무부를 통해 주한 프랑스 대사관에 전달됩니다.
이후 대사관측에서 비자 신청을 하라는 연락을 받습니다. (CERN에 등록된 이메일로 안내문 전송)
3개월 이하로 나누어 여러 번 방문하는 경우 단기 방문 비자를 별도로 받아야 합니다.

1.3 VISA신청 (최소 3주 이상 소요)

여기까지 진행되고 나면 직접 대사관에 방문해 VISA 신청서와 관련 서류 등을 제출해야 합니다. 간단히 다음 절차를 밟습니다.

대사관으로부터 비자 신청 안내 이메일 수신 (휴일 등으로 딜레이 될 수 있음)
프랑스 비자 공식 홈페이지에서 비자 인터뷰 예약 (예약 일정이 가득 차 있을 경우 딜레이 됨)
대사관 방문, 여권 및 관련 서류 제출 (휴일 등으로 딜레이 될 수 있음)
비자가 부착된 여권 택배 수령

신청시 여권 원본을 제출합니다. CERN 방문자의 경우 특별히 비자 처리 절차가 매우 간소화 되어 있는 편이지만, 아무리 빨라도 프랑스 비자의 경우 3주 가량이 소모됩니다.

주한 프랑스 대사관으로부터 비자를 신청하러 오라는 이메일을 기다립니다.

[프랑스 비자 신청 공식 사이트]를 통해 비자 신청을 예약합니다.
- 신청 안내 이메일을 받기 전에 정보를 미리 입력 해 둘 수 있습니다. (실제 예약까지 미리 해도 괜찮은지는 확인 되지 않음)
- [프랑스 비자 안내 공식 웹페이지]
- 신청 서류 작성시 아래 항목에 주의해서 입력하세요.
  - 비자 신청 1단계에서 “Your plans/Your plans*” = “Taking up of official duties”
    - 프랑스어 버전에서는 “Votre projet/Prise de fonction officielle”
  - 비자 신청 1단계에서 “Your plans/Main purpose of stay*” = “Taking up of official duties / ordinary passport”
    - 프랑스어 버전에서는 “Votre projet/Motif principal du sejour” = “Prise de fonctions officielles / passeport ordinaire”
  - 비자 신청 3단계 “Your last visa”에서 “Previous stay”는 이전 장기체류 한 적이 있다면 해당 날짜와 주소를 적습니다.
    - 날짜는 체류증 날짜가 아닌 실제 장기체류 출입국 날짜 기준으로 합니다.
    - Purpose of stay는 Research at CERN 정도면 되는 것 같습니다.
  - Taking up duties를 선택한 결과, 공식 업무를 대체할 기존 담당자의 이름과 연락처를 입력하게 되어 있습니다.
    - ~~임시로 Not available로 적었던 것 같음.~~
  - Name, address, email address and telephone number in France of inviting employer / host institution / family member, etc.
    - ORGANISATION EUROPEENNE POUR LA RECHERCHE NUCLEAIRE
      01631 CERN CEDEX
      France
      users.office@cern.ch
  - Will you be supported by one or several person(s) in France? NO
공식 사이트에서 관련 정보를 입력해 마지막 확인을 하면 접수가 되고, 추후 일정을 배정 받습니다.
- 대사관에서 온 안내 메일에 인터뷰 일정에 대한 안내가 있을 수도 있습니다.
관련 정보를 모두 입력한 다음, Long-stay visa application form과 Registration receipt를 출력하고 신청서에 서명합니다.
- Place and date: Seoul DD/MM/YYYY
- Signature: 본인 자필 서명

비자 신청 예약이 잡혔다면, 필요 서류를 준비해 해당 일자에 맞춰 주한 프랑스 대사관에 방문합니다.
보안 검사를 받고 핸드폰 등을 맡기고 입장합니다. 예약 시간 10분 전에 보안 검사 입장합니다. 10분전보다 늦으면 입장 거부당할 수 있습니다.

2호선 충무로 역 3번출구로 나와서 내리막길로 직진하다 보면 프랑스 대사관 푯말이 보입니다. 대사관 정문 오른쪽에 보안검사 입장을 위한 검은색 문을 통해 입장할 수 있습니다. 예약 시간 10분 전에 가면 보안요원이 문을 열어줍니다. 보안검사 후 보안요원이 비자과로 입장하기 위한 절차를 안내 해 줍니다.
(2023년 중 리모델링이 완료되어 충정로 소재 대사관으로 가면 됩니다. 서울역 연세빌딩 아님.)

여권 원본, 여권 사본 (출입국 도장 찍힌 게 있으면 해당 면 모두 복사)
여권용 사진 (3.5×4.5cm, 흰색바당, 얼굴 세로 길이 3.2-3.6cm) 신청서에 부착
- 비자 신청서의 사진 칸 크기가 증명사진 크기와 비슷하지만 무시하고 여권사진 크기로
CERN 장기방문은 접수 수수료가 없습니다.
- 일반적인 프랑스 장기 비자는 15만원 가량 수수료 발생.
제출한 여권을 착불 택배로 받습니다. 택배 접수증에 수령할 주소를 적어야 합니다.
- 핸드폰을 가지고 있지 않은 상태로 입장하기 때문에 택배 받을 주소와 우편번호를 미리 적어가세요

여기서 얻는 VISA는 입국시 1회 사용 가능한 비자가 발급됩니다. 실제 long term stay를 위한 처리 절차는 CERN에서 user registration과정에서 체류증을 얻음으로써 완료됩니다. 여권을 갖고 있다 하더라도 비자 신청시 입국하기로 한 날짜 이전에 미리 입국하는 것은 안 됩니다. 또한 입국 후 체류증이 나오기 전까지 유럽 밖으로 여행할 수 없습니다. (스위스 체류증이 몇 주 이내 발급되고, 원칙적으로는 이를 이용해 여행 가능하나 국가별로 출입국 관리소에서 문제삼는 경우가 있었음)

(업데이트 필요) 1.4 병역 관련 병무청 승인

25세 이상의 병역 미필자는 출입국시 병무청에 미리 신고해야 합니다. 출국 신청과 결과 확인은 인터넷으로 가능하며 단순 여행이나 업무출장 정도의 사유로 신청하면 간단합니다. 승인까지 길게는 약 1주일 정도의 기간이 필요합니다.

병역 특례 대상인 박사 수료생은 통산 6개월 이상의 해외 출장을 위해서는 공동 연구로 인정을 받아야 합니다. (공동 연구 인정이 안 되면 6개월 이후부터는 복무 기간이 그만큼 늘어납니다.) 서류 준비와 인정 과정까지 최소 수 개월의 많은 시간이 필요하므로 병역 특례 합격과 동시에 서류 준비 작업을 시작하는 것이 좋습니다. 복무 기간 중 2년 이상은 출국이 불가능합니다.

병역 특례 대상자는 출입국시 출장 신청서를 미리 작성해 병무청의 허가가 있은 뒤에 출국 가능하며 허가 받은 기간을 벗어나는 경우 병역특례 취소와 더불어 법적인 처벌을 받습니다.

2. 출국 전 일반적 준비사항

2.1 User 등록 사전 준비

유저 등록시 필요한 정보나 서류들을 미리 한국에서 준비해야 시간을 절약할 수 있습니다.

Home institution declaration 서류를 준비합니다. 학과장, 학교 직인을 받아야 합니다.
- [Short term visit CERN/2.1 Home Institution Declaration (HID) 작성] 을 참고하세요
PRT를 이용해 pre-registration 단계를 진행합니다.
- [Short term visit CERN/2.2 사전 등록 Pre-registration] 을 참고하세요.
체류증 발급을 위한 사진 준비 (여권 사진 크기 3장)
최소 2명의 contact person 이름, 연락처를 알아둡니다 (부모님 연락처, 생년월일 필요)

2.2 기타 개인 서류 준비

해외 체류를 위한 여행자보험 또는 장기파견 보험 가입
- 질병, 사고 등에 보장이 되는 보험이어야 하며 체류 기간을 커버할 수 있어야 합니다.
  (이전에 제네바에서 응급실 이용에 따라 수백만원 병원비를 내야 되었던 사례가 있음)
- 사보험 중 약간의 추가 비용으로 보장 가능하도록 조정할 수 있는 경우가 있습니다.
- 여행자보험은 해외에 이미 나와 있는 경우 원칙적으로는 가입이 불가능함
자동차 운전 관련 서류
- 운전시 항상 필요 : 한국 면허증과 국제 운전 면허증
  - 프랑스에서는 영문 면허증이 공식적으로 인정되지 않습니다. (2024년 6월 기준)
  - 프랑스 체류증과 한국 면허증, 공증 문서(체류증 수령 후 대사관에서 발급 가능)가 있으면 인정
- CERN 방문자는 국내 운전 면허증이 계속해서 통용됩니다.
  - 프랑스는 면허증을 교환해 주지 않는 것을 기본으로 합니다. (경우에 따라 가능할 수도 있음)
  - 장기 체류 1년이 되지 않고 스위스에 주소가 등록 된 경우 스위스 면허증으로 교환 가능합니다.
  - 스위스/프랑스 면허증 교환시 필요 : 출생지 증명 서류
- 자동차 보험 가입시 보험료 할인 (Bonus/Malus)
  - 운전자 보험 납입 증명 내역 (보험사에서 발급)
  - 무사고 증명 서류 (경찰서, 운전면허 공단에서 발급, 영문판)
    - 2010년 이전 MAAF에서 보험료 할인 인정된 적이 있으나 이후 인정되지 않음
    - 2023년 MMA에서 할인 인정된 사례 있음.
학생 혜택
- 학생증 또는 국제 학생증 – 교통, 숙소 등에서 할인 혜택을 받을 수 있는 경우가 많음
재정
- 한국 거래 은행 공인 인증서, 보안카드, otp 등
- 현금 (1일 식비 구내 식당 기준 최소 20프랑)
- 한국 신용카드, 체크카드 등, PIN번호 세팅 필요

2.3 사전 조율

숙소 예약
도착 직후에는 CERN 호스텔이나 호텔을 이용할 수 있으나, 최대한 빠른 시일 내에 장기적으로 살 집을 구해야 합니다.
특히 체류증 발급을 위해서는 프랑스 주소가 필요합니다. CERN 호스텔이나 오피스를 주소로 등록할 수 없습니다.

주거, 숙소 관련 정보는 [How to settle down in Geneve/주거]에서 확인하세요.

공항에서 숙소까지 이동 수단

제네바는 대중 교통이 잘 정비되어 있는 편으로 버스와 트램을 이용해 연구소까지 이동할 수 있습니다. (검색 페이지)
공항에서 도착층에 택시가 대기중이므로 이용할 수 있으나 연구소까지 약 50프랑 정도 비용이 듭니다.
- 우버 택시를 이용할 수 있습니다. 약 20프랑 수준으로 예약할 수 있습니다.
숙소의 위치에 따라 대중 교통이 없거나, 비행기 도착 시간에 따라 운행 시간이 지났을 수 있습니다.
필요시에 연구에 방해되지 않는 수준에서 현지 체류중인 연구원들에게 개인적으로 연락하여 픽업을 부탁해야 할 수 있습니다.

Office arrangement

장기 파견자의 경우 안정적인 환경에서 연구를 진행하기 위해서는 자신이 상주하면서 일할 작업 환경이 필요합니다.
파견 기간동안 사용할 수 있는 오피스 공간과 컴퓨터 등 가용 자원 여부를 확인해야 합니다.
한국 그룹 내의 오피스를 할당 받을 수 있도록 하거나, [CERN Burotel] 사이트를 이용해 예약합니다.

3. CERN 도착 후 절차

3.1 CERN 유저 등록과 ID카드 발급

준비 해 온 유저 등록 관련 서류를 모두 정리해 user’s office로 이동합니다. Pre-registration을 이미 마친 상태여야 합니다.

여권(with VISA)
체류증 발급을 위한 여권사진
거주 예정 주소
contact person information, 부모님 생년월일

이전에 ID카드를 발급받은 적이 없다면 ID카드 발급을 위해 33동으로 이동해 카드를 발급받습니다. 이는 Short term registration과 동일합니다.

안전교육
CERN유저는 기본적인 방사능 교육을 받아야 하며 computing security 교육도 받아야 합니다. 이러한 교육 과정은 인터넷을 통해 presentation자료를 읽고 문제를 풀어 합격 점수 안에 들면 되며, course 1, 2, 3 그리고 computer security 과정을 마치면 됩니다. http://sir.cern.ch에서 관련 training을 찾아 이수할 수 있습니다. P5 출입이 필요하다면 4단계까지 마쳐야 자신의 출입증으로 P5에 들어갈 수 있게 됩니다.

3.2 CMS 등록 (이미 등록되었다면 skip)

이전에 CMS유저로 등록한 적이 없다면 CMS에도 등록해야 합니다.

CMS멤버 등록을 위해 40동 B열 5층으로으로 이동합니다. 멤버 등록은 CMS 멤버 등록 페이지에서 입력하면 됩니다.
CMS secretary 방 입구쪽에 설치된 컴퓨터를 이용할 수 있습니다. 잘 모르겠으면 물어보면 친절히 알려줍니다.
CERN user등록이 완료 되어 database에 정보가 기록되고 나서 진행하면 CMS 멤버 등록이 간편해 집니다. 최종 승인은 그룹 리더 교수님의 확인에 의해 완료됩니다.

3.3 컴퓨팅 계정 설정 (이미 등록되었다면 skip)

CMS멤버로 등록이 완료 되었다면 computing account를 설정합니다. 대부분의 일은 이 때 만든 계정과 그 때의 암호 (NICE/AFS)를 이용해 제어됩니다.
단, 행정적인 처리 등은 EDH라는 이름의 별도 서비스로 운영되며 EDH 암호는 NICE/AFS암호와는 별개로 관리되므로 EDH암호 역시 같이 초기화 하는 것이 좋습니다. https://account.cern.ch/account/ 에서 계정 관리가 가능합니다.

Computing account가 만들어 졌다면 GRID사용을 위한 준비도 바로 시작할 수 있습니다. (관련 링크 제공 필요)

Network 컴퓨터 등록
노트북이나 스마트폰, 인터넷 전화 등을 사용하려면 CERN네트웍에 하드웨어 정보와 소유자 정보를 등록 해야 합니다. 해당 기기가 네트웍에 접속을 해 웹 페이지를 띄우려고 하면 웹 페이지 대신 장치 등록 페이지가 먼저 나타나게 되며, 자신의 computing account를 이용해 로그인하여 장치를 등록하면 됩니다.

eos storage신청
CERN 체류 비율이 50% 이상이라면 cms t3에 저장 공간을 신청할 수 있습니다. 관련 ticket을 생성해 자신의 정보를 올리면 저장 공간을 만들어 줍니다.

3.4 오피스, 열쇠 신청

오피스 열쇠를 신청합니다. ~~CMS Secretary에게 요청하면 처리가 되며~~, 열쇠를 픽업하러 오라는 이메일이 옵니다.
물리적 열쇠는 Lock & Key office에서 받을 수 있습니다.

KCMS에서 직접 관리하는 오피스가 아닌 경우 burotel 사이트를 이용해 신청할 수 있으며, 장기 체류로 %가 높게 등록 되어 있는 경우 전자 락이 가능한 office를 신청할 수도 있습니다.

아래 내용은 업데이트 확인 필요. 확인된 내용이 있으면 위쪽으로 올려주세요. 
- 2024년 8월 15일, 고정환

운전 면허증 등록
영문 면허증이나 국제운전면허증을 스캔하여 pdf파일 하나로 만들어 edh에서 driver license를 등록합니다. 면허증 등록이 되면 CERN car나 car sharing을 사용하거나, 개인 차량 출입을 등록할 수 있습니다.

CERN 바깥에서 준비할 절차

많은 경우 CERN에서 일하고 있음을 증명하는 서류(Attestation) 를 요구합니다. https://hrt.cern.ch/hrt/EmploymentAttestation 에서 영어 버젼과 프랑스어 버젼을 선택해 바로 프린트 할 수 있습니다.
계약 과정에서 dependency가 있는 경우가 있어 일을 진행하는 순서가 중요할 수 있습니다. 예를 들어 자동차 계약은 집 계약 이전에 이루어지기 어렵습니다.

집 계약 – [How to settle down] 페이지 참조

자동차 구입과 등록 – [How to settle down] 페이지 참조

은행 계좌 개설 – [How to settle down] 페이지 참조

장기 파견을 마치고 귀국시 필요한 절차

전기 계약 종료

EDF international (+33-056-216-4908)로 전화해서 계약을 종료합니다. 전화 후 1번을 누르면 영어로 진행.
Client number와 현재 전기 사용량 (meter)를 알려줍니다. 필요하다면 Point de livaraison(PDL)도 알려줍니다. 끝.

인터넷 계약 종료

먼저 Orange에 전화해서 해지 신청을 합니다. 신청 접수가 되고 나면 다음 단계로 진행.
설치했던 livebox기기와 관련 부속품들을 챙겨 가입했었던 곳 또는 Ferney Voltare에 Orange 사무소에 가서 해지한다고 하면 됩니다.

집 보험 해지

자동차 매매

구매시 작성했던 방식대로 Declaration de Cession d’un vehicule을 작성
온라인으로도 매매 신청 서류를 작성할 수 있습니다. online form
보험사에서 남은 보험 기간에 대한 보험료를 돌려받습니다.

자동차 폐차

어느 나라에서 자동차를 등록했느냐에 따라 달라집니다. 잘 모르겠으면 installation service에 메일을 보내 물어보면 알려줍니다.

일반 French plate: Ferney Voltaire근처 Ornex에 있는 폐차장에서 처리할 수 있습니다. 본인인 경우 차를 가져가서 Carte Griese를 주고 약간의 서류를 작성하면 됩니다. 2018년 1월 기준으로 비용 발생 없이 서류 작성만으로 절차가 완료되었습니다. 여기에서 폐차 완료 서류를 받아 자동차 보험사에 제출하면 보험을 종료할 수 있게 되고 절차가 완료됩니다.
Green plate: Ferney voltaire 국경의 오피스에서 관련 서류를 작성하고 Gex의 prefecture에 가서 처리, 폐차장에서 처리 등 절차를 거쳐야 합니다. (자세한 과정 확인 필요)
Swiss plate: 확인 필요