Short term visit CERN

  • CERN 로그인 계정을 미리 가지고 있으면 편리하므로 [CMS실험에 원격으로 참여하기]과정을 미리 완료하면 좋습니다.
  • 3개월이 넘는 장기 파견의 경우 Visa가 필요합니다. [Long-term Registration] 페이지를 참고하세요.
  • 필요 서류의 양식이 변경될 가능성도 있습니다. [UsersOffice] 에서 확인하시길 바랍니다.
  • [CMS twiki page]에서도 관련 내용을 확인할 수 있습니다.
  • 문서 최신화를 위해 실제 유저 등록 과정에서 변경 사항이나 빠진 정보가 있으면 페이지 관리자에게 알려주세요.

단기 파견이라 하더라도 CERN 계정 유지 등을 위해서는 등록 서류상 기간은 재학 예상 기간이나 계약기간에 맞추어 길게 잡고 체류 비율을 조정하면 됩니다. 예를 들어 1개월 방문한다 생각하면, 기간 2년에 체류 비율 10% 정도로 하면 됩니다.
CERN체제 비율을 40%이상으로 잡으면 장기 파견으로 분류되고 [Long-term Registration]과정을 따르셔야 합니다.

KCMS예산으로 파견을 다녀오신다면 단기 파견 전 예산 지원 여부를 확인하시고 파견 전 Mission Report를 작성 해 제출, 파견 종료 후 귀국 보고서 및 관련 서류를 KCMS center에 제출해야 합니다.

단기파견 준비에서 CERN도착까지 과정 개요

1.1 단기파견 계획 수립
– 방문 일정 계획
– 지원 예산 확인
– Mission report 작성 제출
– 개인 준비사항 확인
– 여권 정보 확인

1.2 여행 예약
– 항공권 예약 결제
– 숙소 예약 결제
– 차량 예약 (필요시)
– 필요시 국제면허증이나 영문면허증 준비
– 필수: 여행자보험 계약

2.2 HID 작성
– (본인 또는 지도교수) UO사이트에서 HID문서 내용 작성
– (학과장) HID문서 학과장 서명과 학과 직인 날인

2.3 사전 등록 (PRT)
– (팀리더 교수) PRT시스템에 기본정보 입력
– 전달된 이메일 링크를 통해 PRT시스템에 개인정보 업데이트
– HID문서 스캔본 PRT에 업로드
– 여권 스캔본 PRT에 업로드
– (팀리더 교수) PRT내용 확인 후 UO에 제출
– User office확인 후 승인

2.3 여행 서류 준비
– (팀리더 교수) 시스템을 통해 Invitation letter요청

3.1 사전 Training
– CERN 방문 전 가능한 기본 training수행 (Computing, Safety at CERN등)
– 필요시 radiation 관련 업무 수행 관련 training 수행

3.2 필수 서류 준비
– 필요시 방사선 종사자 등록, 건강검진 영문 증명서 등 준비
– 병역특례 해당자의 경우 국외여행 허가

4.1 CERN으로 이동
– PCR검사 영문 증명서 수령
백신 접종 증명서 발급
– 출발 전 각종 서류 준비

4.2 연구소 도착
– 평일 낮 도착시 33동 Reception건물을 통해 연구소 진입 (초정장과 PRT에서 받은 Attestation문서 제출, 당일 사용 visitor카드 발급)
– 밤 또는 주말 도착시 Entrance B를 통해 연구소 진입
– (CERN hostel예약시) 39번 건물에서 숙소 체크인

5.1 등록 절차 진행
UO에 이메일을 보내 방문 예약
– UO 방문 유저 등록 진행
– UO 방문후 받은 ID카드 발급 서류를 가지고 Ent. B밖 55동 건물에서 ID카드 발급
– 5분가량 대기 후 연구소 재진입

5.2 CMS 등록
– CMS secretary에게 convention d’accueil 문서 요청
– (팀리더 교수) CMS secretary에게 사전 등록 이메일로 요청

6.1 오피스 배정
– (지도교수 & 본인) 사용 오피스 배정
– 또는 CERN Burotel시스템 이용 오피스 신청, 배정

6.2 기타 출입 등록 등
– 외부 차량 이용시 차량 출입 등록
– Shift등 P5 출입 예정시 관련 training수행, radiation dosimeter 발급
– 필요시 오피스 열쇠 신청 발급

단기파견 과정

1.1 단기파견 계획 세우기

CERN 방문 일정을 지도교수와 함께 계획합니다. CMS에서 수행할 shift, 주요 미팅, 트레이닝, CERN이나 유럽 지역에서 진행되는 학회와 같은 일정도 함께 체크 해 두시면 좋습니다.
KCMS의 지원을 받는다면 지원 가능한 예산 범위와 대상이 되는지 확인하고, 여행을 위한 항공권, 숙소 등을 알아보도록 합니다.
이외에도 개인적인 여러 준비사항들을 확인합니다. 여행 기간과 여권 발급, 만료 상황도 함께 점검합니다.

연구 계획을 정리하며 Mission Report 문서를 작성해 제출합니다.

유럽에서 연속 3개월 초과 체류하지 않는 경우 한국에서는 별도의 visa없이 자유롭게 여행할 수 있습니다. 부득이한 상황에서는 장기 파견 대신 여러 번의 단기 파견을 붙여 가는 방식도 있으나, 편법으로 출입국을 너무 자주 하는 경우 출입국 사무소에서 문제가 될 수 있고, 예산 낭비가 되지 않도록 주의 해 주세요.

병역특례자의 경우 복무 기간 중 국외 여행 기간 제한이 있으므로 파견 일정을 세울 때 함께 고려하셔야 합니다.

1.2 여행 예약

국외 여행을 위한 각종 예약 절차를 진행합니다.

  • 항공권 예약 (항공권 e-ticket을 KCMS secretary에게 제출)
  • 숙소 예약
  • 여행자보험 가입 (출발 전에만 하면 됨)

출발 전 여행자보험에 가입합니다. 단순 서류 제출을 위한 용도가 아닙니다. 보장 내역을 꼭 확인하세요.
(이전 저가형 여행자보험에 가입한 상태로 현지에서 수백-천만원 의료 비용 발생 사례가 있습니다.)

숙소 예약 및 결제 – CERN Hostel 예약

숙소는 CERN hostel 38,39,41동을 예약할 수 있으면 편리합니다. 저렴한 숙소가 필요하면 st. genis hostel(연구소 외부에 있음)에 예약해도 됩니다.
단기 출장 시 숙소를 CERN Hostel로 잡고 싶다면 [CERN Hostel – CERN EDH]에서 예약해야 합니다.

이전에 CERN에 방문해 등록한 적이 있다면 위의 페이지에서 각종 정보를 입력하여 신청할 수 있습니다. 예약은 자유롭게 변경하거나 취소할 수 있습니다.
단, CERN 에 방문해 ID를 만든 적이 아직 없다면 CERN ID를 가지고 있는 분이 페이지 아래쪽 important information 항목에 있는 [form] 링크를 통해 대신 신청할 수 있습니다.


2.1 Home Institution Declaration (HID) 작성

유저 등록 진행을 위해 소속기관 증명 서류가 필요합니다. CERN에서는 Home Institution Declaration이라는 이름의 공용 서식을 제공합니다.

User Office사이트에서 [Home Institution Declaration문서]를 다운로드 받아 작성합니다. 이 문서는 해당 기관에 소속되어 있음을 증명하는 서류로, 서류 하단에 학과장 서명과 학과 직인을 날인합니다. 자세한 작성 방법은 위 pdf파일의 2페이지를 보시면 됩니다.
CERN 등록시 소속 기관 증명 서류를 HID로 통일했기 때문에 각 학교나 기관별 재학증명서나 재직증명서 등은 필요하지 않습니다.

  • Full name of candidate: 지원자의 이름
  • Name and address… : 소속 기관의 이름과 주소. CERN의 데이터베이스에 기관명이 등록되어 있어야 합니다. CERN/CMS 실험 참여 기관 등록 정보는 [CERN Greybook] 참조.
  • Expected overall…: CERN에 등록할 시작 날짜와 종료 날짜.
    • 단기 파견 일정이 아닙니다.
    • CERN에 user로 등록할 기간이고, 학생 기준으로 통상 2년 정도, postdoc등은 계약 종료일을 적으면 됩니다.
    • 만료되기 전에 새로운 HID를 제출해서 연장 할 수 있고 원격으로도 신청할 수 있습니다.
  • I certify that… : 소속 방식을 체크합니다
    • 교수, postdoc등은 employed by에 체크하고 기관명을 적습니다.
    • 대학원생 등은 enrolled as a student at에 체크하고 학교명을 적습니다.
  • Date: 문서를 작성한 일,월,년을 적습니다.
  • Signature: 학과장(또는 기관장 등)의 서명을 받습니다.
  • Full name: 학과장(또는 기관장 등)의 이름을 전부 대문자로 적습니다.
  • Position at..: 직함을 적습니다. 학과장인 경우 Head of Department입니다.
    • 일반적으로 지도교수 아닙니다.
  • Stamp: 학과장 서명을 받으셨다면 학과 직인을 찍습니다.

2.2 사전 등록 Pre-registration

CERN에 오기 전, pre-registration을 진행합니다. CERN에 오더라도 pre-registration이 되어 있지 않으면 진행되지 않습니다. Pre-registraion에 대한 설명은 [여기]에서 확인하세요.

가장 먼저 CERN pre-registration tool에서 팀리더 교수가 기본 정보(이름, 소속기관 기본 정보, 이메일, 여권 정보 등)를 입력, 저장 후 전달합니다. 체류 비율은 통상 10-20%를 입력하는데 정확하지 않아도 괜찮습고, 40%이하로 맞추면 됩니다. 기초 정보만 입력해 Save & Share하면 나머지 개인정보를 지원자가 입력해 확인 절차를 진행합니다.

개인 정보 입력 완료 후 CERN의 비서에게 전달하여 사전 등록 절차가 완료됩니다. 이 때 위의 HID문서 스캔본을 업로드 해야 합니다.
(2021년까지는 COVID 상황에 따라 PRT완료 이전 CMS secretary가 User Office에 사전에 convention d’accueil문서를 보내도록 팀리더 교수가 CMS secretary에게 이메일로 별도 요청을 보내야 했음)

이 절차가 완료되면 CERN에 방문하기 전에 컴퓨팅 계정을 신청 해 사용할 수 있게 됩니다.

2.3 여행 서류 준비

소속기관 제출용 invitation letter를 [web form]에서 요청 해 받을 수 있습니다.

  • 지원자가 직접 신청하더라도 팀리더 교수의 확인 후 발급됩니다.
  • 외국인의 경우 단기 파견시에도 visa가 필요할 수 있습니다. invitation letter관련 전반 내용은 [여기]를 참조하세요.

3.1 사전 Training

3.2 여행 서류 준비, 사전 행정 처리

  • 방사선 관련 업무 수행 계획이 있다면, 방사선량계 발급을 위해 방사선 관련 건강검진, [방사선관리자 확인]/radiation passport발급 절차를 받습니다.
    • 2개월 이하 Supervised area에서만 일한다면 종사자 등록이나 건강검진 없이 선량계를 받을 수 있습니다. 관련 정보는 [여기]에서 확인하세요.
  • 병역특례중이라면 국외출장을 위한 사전 승인이 필요한지 확인, 준비합니다.

4.1 CERN으로 이동

대중교통 이용

  • 제네바는 대중 교통이 잘 정비되어 있는 편으로 버스를 이용해 연구소까지 이동할 수 있습니다. [google map]등을 확인합니다.
    • 공항에서 23,28,57번 버스로 Blandonnet으로 이동 -> 계단으로 교차로 위층으로 이동 -> CERN방향 18번 트램으로 환승해 종점까지 이동
    • 공항에서 10번 버스로 Bouchet으로 이동 -> 길 건너 중앙차로 정류장으로 이동 -> CERN방향 18번 트램으로 환승해 종점까지 이동
  • 공항 내 입국장 면세 구역 내의 수하물 찾는 곳의 벤딩 머신에서 무료 티켓을 받을 수 있습니다. (1시간 동안 환승 무제한 이용 가능)

셔틀 이용 (공항 셔틀 운영하지 않음) [CERN shuttle페이지]

  • CERN에서 운영하는 셔틀을 이용할 수 있습니다. 탑승시 CERN카드를 보여줘야 합니다. (CERN 카드가 없으면 입구에서 하차)
  • 탑승 위치는 도착층에서 나와서 직진, 주차장 지나서 끝까지 가면 나오는 길가에 정차합니다.

택시 이용

  • 공항에서 도착층에 택시가 대기중이므로 이용할 수 있으나 연구소까지 약 50프랑에서 100프랑 정도 비용이 듭니다.

렌터카 이용 / 개인 차량 이용

  • 숙소의 위치에 따라 대중 교통 이용이 어렵거나, 비행기 도착 시간에 따라 운행 시간이 지났을 수 있습니다.
  • 공항 렌터카를 예약해 사용할 수 있습니다. (국제운전면허증 필요)
    • 프랑스 섹터에서 렌트하는 경우 가격이 약간 더 저렴합니다. 공항 내에서 스위스-프랑스 섹터 간 이동이 가능합니다. (COVID 상황으로 보딩패스 없이 불가능할 수 있음)
    • 렌터카로 연구소 진입시 사전 등록 필요합니다. (차량 등록증 Carte Griese 사진 업로드 필요) [등록 페이지]
  • 필요시에 연구에 방해되지 않는 수준에서 현지 체류중인 연구원들에게 개인적으로 연락해 보세요.

4.2 CERN 진입

기존 등록한 상태로 CERN ID카드를 가지고 있지 않다면 CERN Reception 건물(33동)을 통해 연구소에 진입합니다. CERN reception은 평일 오후 5시 45분, 토요일은 5시 15분까지 운영합니다. 초청장 등과 PRT 진행에 따라 받게 되는 Attestation 문서를 보여주면 당일 사용할 수 있는 visitor card를 받아 들어올 수 있습니다.
Entrance B의 주 출입구를 통해 들어오는 경우 newcomer임을 security에게 이야기 하고 invitation letter나 hostel 예약증을 보여주고 들어올 수도 있습니다.

이외의 시간은 Entrance B를 통해 진입하며, 입구의 security에게 invitation letter 또는 attestation문서나 호스텔 예약증을 보여주면 연구소로 들어올 수 있도록 안내합니다.

CERN hostel reception은 밤 12시경까지 열려 있습니다. 그 외의 시간에는 entrance B의 security에게 문의하면 열쇠를 받을 수 있습니다.

  • St. Genis hostel은 CERN내부가 아닌 프랑스 St. Genis-Pouilly마을 입구 근처에 있습니다. St. Genis hostel의 reception은 주말은 닫고 주중에도 밤에는 영업하지 않으므로 ent. B에서 security에게 여분 열쇠를 받았다가 다음 영업일에 St. Genis hostel reception에서 열쇠를 교환합니다.

5.1 유저오피스 방문, 등록 절차 진행

CERN user office에 가서 실제 등록을 진행합니다. 유저 오피스는 CERN의 메인 건물, Restaurant 1 옆에 있습니다.
평일 오후 4시 30분 이전까지만 운영하고, 수요일은 오전에는 열지 않으니 방문 시간에 유의합니다.
COVID중에는 방문 전에 사전 예약을 해야 했으나, 현재는 바로 방문해 업무를 볼 수 있습니다.

등록을 위해 pre-registration을 완료한 상태여야 합니다. 방문시에 필요한 각종 서류들을 구비해 방문합니다.

등록 기본 절차를 마친 다음 CERN ID카드 발급과 Convention d’accueil 서류 작성에 대한 안내를 받게 됩니다.

5.2 CERN ID카드 발급

등록 절차가 완료되고 나면 entrance B앞의 55동 Access card 오피스에 가서 출입카드를 발급받습니다.
업무시간 중이라면 별도의 예약 없이 가서 대기표를 받아 들어가서 Access card를 신청하러 왔다고 알린 뒤 Users office에서 받은 문서를 보여주면 사진 촬영 후 Access card를 바로 발급받을 수 있습니다.

Database가 업데이트 될 때까지 5분 정도 기다린 다음, 발급받은 Access card를 이용해 다시 CERN 사이트에 진입합니다.

5.2.2 CMS등록 / Convention d’accueil 발급

CERN ID 카드를 발급 받은 후에, CMS Secreteriat에 가서 Convention d’Accueil에 대한 안내를 받으셔야 합니다. 방문중 CERN에서 각종 업무를 수행하기 때문에 이 문서가 필요합니다. 참고로 COVID19 lockdown이 있던 기간 이 문서를 경찰에게 보여주어야 이동할 수 있었습니다.

Convention d’Accueil 작성을 위한 다양한 정보가 필요하기 때문에 [web form]을 채워 요청을 보냅니다.
[초청장 요청 페이지]에서 “Submit a request for Convention D’Accueil ONLY (NOT FOR VISA)”를 선택하면 됩니다.

페이지를 열면 왼쪽 그림과 같은 형식을 볼 수 있습니다. 각 항목을 채워 넣습니다.

  • Institute: 소속기관을 선택합니다
  • Title: 호칭을 선택합니다 (Mr, Mrs, Ms, Prof., Dr.)
  • First Name: 이름을 입력합니다.
  • Family Name: 성을 입력합니다.
  • Date of birth: 생년월일을 선택합니다.
  • Place of Birth: 출생지를 입력합니다 (예: Seoul, Republic of Korea)
  • Nationality: 국적을 입력합니다 (예: Republic of Korea)
  • Complete current address of residence: 집주소를 입력합니다.
  • Telephone: 전화번호
  • Email: 이메일주소
  • Attach your passport: 여권 사진을 업로드 합니다.
  • Employing institute or university: 소속기관명을 다시 입력합니다.
  • Address of the Institute/University: 소속기관의 주소를 입력합니다.
  • Foreseeable start date of the stay: 방문 시작 년월일을 입력합니다.
  • Foreseeable end date of the stay: 방문 종료 년월일을 입력합니다.

나머지 사항은 해당시에 입력하면 됩니다.


6.1 오피스 배정

오피스 사용 배정을 받습니다.

  • 한국 그룹에서 직접 office는 40동(교수, 연구원 우선 배정), 22동(경북대), 588동이 있고, 출발 전 사전 협의합니다.
    • 40-R-A32: (최대 4명) 교수, 연구원 우선 배정
    • 22-: (최대 2명-3명) 경북대
    • 588-R-002, 004 (attached): (최대 5명) 서울시립대
    • 588-R-003: stock area, 오피스로 사용 불가
    • 588-R-007: (최대 5-6명) 서울대+세종대
    • 588-R-012: (최대 3-4명) 고려대, 전남대
    • 588-R-011 (largest room): 회의실 – 경북대, 한양대, 경희대, 성균관대 등
  • 이외에는 CERN에서 관리하는 [Burotel 시스템]을 이용해 기간을 정해 오피스를 예약할 수 있습니다.

6.2 기타 출입 등록

건물 출입 등록

사용 건물과 오피스에 따라 열쇠를 신청 해 발급받거나, DB에 등록해 CERN ID카드를 태그 해 출입합니다.

CERN ID카드를 태그해 출입하는 오피스들는 CERN의 ADaMs 시스템을 이용해 출입 권한을 획득하면 됩니다. 경우에 따라 training을 받고 출입 권한을 받아야 할 수 있습니다. 예를 들어 42동에 오피스를 구한 경우 기본 training을 마친 후 access할 수 있습니다. 반면 GEM, RPC검출기 관련 업무를 수행하기 위해서 prevession의 904동에 출입하는 경우 방사선 관련 교육 이수 후 dosimeter를 받은 다음 access권한을 요청해 승인되면 CERN ID카드를 태그 해 출입할 수 있습니다.

40동, 22동, 588동 오피스 출입을 위해서는 별도의 열쇠가 필요합니다. 열쇠 신청은 EDH시스템의 [Key Request페이지]를 통해 하게 됩니다.

  • 588-R-002와 588-R-004는 출입문이 하나로 연결된 방입니다.
  • 588-R-007과 창고인 588-R-003열쇠가 같습니다.
  • 588-R-011은 회의실입니다.
  • 588-R-012는 고려대, 전남대

Key request페이지를 열고 CERN ID로 로그인하면 왼쪽과 같은 페이지를 볼 수 있습니다. Requestor에 본인의 이름이 자동으로 입력됩니다.

아래쪽의 Key requests에 필요한 열쇠들을 추가하면 됩니다. Normal type의 key를 신청하면 되고, Location에 건물 번호와 방 번호를 입력합니다.

Justification란에는 키를 신청하는 이유에 대해 간략히 적습니다.

Key price는 열쇠를 새로 제작해야 하는 경우 부과되는 비용이고, 이미 만들어진 열쇠가 있다면 비용을 지불하지 않습니다. 비용 지불은 한국CMS 그룹 account에서 지불되므로, 비용 발생시 team leader교수님과 KCMS spokesperson교수님, KCMS secretary에게 알리도록 합니다.

아래쪽의 Add key를 눌러 여러 열쇠를 동시에 신청할 수 있습니다.

각 항목을 입력한 후 Save, Submit하면 Key request가 제출됩니다.

열쇠가 준비되면 이메일로 연락이 옵니다. Entrance B 옆의 55동 1층으로 들어가 직진하면 보이는 locks & key office에 들러 CERN 아이디 카드를 보여주면 열쇠를 수령할 수 있습니다.

자동차 운전면허 등록

CERN에 운전면허증을 등록할 수 있습니다. 면허증을 등록해 두면 CERN에서 제공하는 car sharing 서비스를 이용하거나, CERN에서 각 연구 그룹별로 운영하는 자동차를 이용할 수 있기도 합니다. 특히 자동차로 CERN안에 들어오려면 차량 번호판을 등록 해야 하는데, 이전 단계로 운전면허증이 등록되어 있어야 합니다.

면허증 등록은 [Car Driving Authorization EDH 페이지]에서 할 수 있습니다.

왼쪽과 같은 페이지에서 Justification에 이유를 서술해 적습니다.

아래쪽 Driving license부분에 면허증 번호를 입력합니다.
국제면허증이나, 영문 면허증에 적혀 있는 정보를 입력하시면 됩니다.

장기체류시에는 대사관을 통해 면허증 번역 공증을 받아 해당 서류를 제출하실 수 있습니다.

CERN 카셰어링 서비스

CERN에서는 자체 카셰어링 서비스를 제공합니다. 업무용으로 LHC링 안에서만 최대 4시간까지 사용할 수 있습니다.
렌트비, 연료비를 CERN에서 부담하기 때문에 급한 업무를 위해 사용하기 매우 편리합니다.

카셰어링 서비스 업체가 자주 바뀌는 편인데, 2023년 1월 현재 glide.io 에서 서비스를 제공하고 있습니다.

사용을 위해서는 CERN면허증 등록 절차를 마치고 DB에 업데이트 될 때까지 기다린 다음 https://app.glide.io에 들어가 SSO 로그인을 선택, CERN id로 로그인 하면 됩니다 (OSX용 chrome에서는 동작하지 않음. firefox에서 정상동작 확인).
또는 appstore등에서 glide.io앱을 설치한 뒤 SSO 로그인 하면 됩니다.

자동차 등록

CERN에 자동차를 이용해 진입하려면 자동차 번호판을 등록해야 합니다. (따라서 택시의 경우 CERN 내부에 진입하기 어렵고 입구에서 내려서 도보로 들어오셔야 함)
차량 등록을 하지 않아도 탑승자들 전원이 ID카드를 확인하고 진입할 수 있습니다. (2023년 1월 확인, 렌터카 기준)

자동차 번호판 등록은 [Vehicle Registration 사이트]에서 할 수 있습니다.

위 링크의 사이트에 접속해 차량을 추가하면 왼쪽과 같은 메뉴가 보입니다. 웹페이지에서 입력할 각종 정보들을 입력해야 합니다.

특히 자동차 등록증(Carte Grise)을 스캔 해 업로드 해야 합니다. 일반적으로 차량 조수석 보관함에 두는 편이니 확인 하면 됩니다. (없으면 검문시 도난차량으로 간주될 수 있음)