CMS 장기 파견과 유저 등록에 따르는 절차

이 문서에서는 CERN에 장기 파견시 필요한 절차에 대해 정리합니다. 장기 파견자는 CERN에 최소 3개월 이상 연속 체류하는 경우입니다. 장기 파견자라면 파견 계획 일자로부터 아무리 늦어도 1개월 전부터 준비를 시작해야 혼동이 없습니다.

사전 준비 작업

사업단 차원에서의 준비 작업

먼저 사업 팀에 장기 파견 계획에 대해 미리 알려 현지 체류시 체제비 지급에 문제가 없도록 합니다. 사업단에 연구비 신청서를 작성해 제출합니다. 항공편 예약 등은 사업단을 통해 진행하면 편리합니다. 참고 : OC2010Travel

사업단 예산을 사용하지 않고 방문하더라도 제반 행정 처리를 위해 방문 사실이 알려지도록 하는 것이 좋습니다.

숙소 예약 등은 사업단에서 하지 않습니다.

Invitation letter, visa 관련 서류 요청

파견 계획이 확정되었다면 CMS측에서 관련 서류를 미리 준비할 수 있도록 invitation letter등을 요청합니다. 이 과정은 VISA신청과도 밀접히 연관되어 있습니다. 3개월 이상 체류시 EU비자 면제 대상에 해당하지 않기 때문에 장기 체류 비자가 필요합니다. 이 준비 기간에 최소 1개월 가량 소요되므로 미리 준비합니다. CERN은 프랑스와 스위스 국경에 걸쳐 있기 때문에 두 나라의 비자가 모두 필요합니다. 때때로 CERN에 도착한 이후에 비자를 받는 경우가 있으나 절차적으로 복잡할 수 있으므로 되도록 국내에서 모든 처리를 마치고 오는 것이 좋습니다.

• cms-invitation@cern.ch 로 invitation letter와 Swiss/French VISA를 요청해야 합니다.
• 메일을 보낼 때 다음의 정보를 같이 보내주면 빠르게 처리할 수 있습니다.
  • First name, Surname (이름, 성)
  • Title (Dr./Prof./Graduate student) (직위)
  • Date of birth (생년월일)
  • Place of birth (태어난곳)
  • Passport number, issue date, expiry date, Place of issue of passport(여권번호, 발급일, 만료일, 여권발행한 곳)
  • Complete address of current place of residence (현 거주지 주소)
  • Telephone, Email (전화번호, 이메일주소)
  • Complete name and address of your institute (학교명과 주소)
  • Who will pay for your stay at CERN (institute or CERN) (대부분의 경우 학교명)
  • Foreseeable place of residence (France/Switzerland) (거주해있을 장소 스위스/프랑스)
• 메일에 대한 답장으로 invitation letter의 scan본을 받을 수 있고, 원본이 직접 우편으로 도착합니다.
• 이와는 별도로 프랑스 외무부를 통해 주한 프랑스 대사관에 관련 서류가 보내지고, 보통 서류가 도착하면 프랑스 대사관측에서 비자를 신청하러 오라는 연락이 옵니다. (약 열흘 정도 소요) 스위스 대사관 측에서는 별도로 연락이 오지 않습니다.

VISA신청

여기까지 진행되고 나면 직접 대사관에 방문해 VISA 신청서와 관련 서류 등을 제출해야 합니다. 신청시 여권 원본을 제출하므로 VISA신청은 차례대로 해야 합니다. 대사관이 서울에 있으므로 지방에 거주하시는 분은 최소 2회에 걸쳐 서울을 방문하셔야 할 수 있습니다. CERN방문자의 경우 특별히 대사관측에 미리 연락이 되어 있기 때문에 비자 처리 절차가 매우 간소화 되어 있습니다.

• France VISA 신청
  • France VISA는 신청 이후 발급까지 최소 3주 이상 소요되므로 최대한 빨리 신청하는 것이 유리합니다.
  • 신청 시간은 월-금 오전 9시 30분부터 12시까지이고, 대리 신청은 불가능.
  • 2호선 충무로 역 3번출구로 나와서 직진하다 보면 프랑스 대사관 푯말이 보입니다. 정문 오른쪽에 비자 신청 창구 유리 건물이 있습니다.
    • http://www.ambafrance-kr.org/france_coree/spip.php?article406
    • Google map 프랑스 대사관 위치
  • 방문 전에 필요한 서류를 준비해 들고 가면 빠르게 처리할 수 있습니다. (VISA 신청 창구가 한개임)
  • 필요 서류는 다음과 같습니다.
    • 여권, 여권 사본 1장
    • VISA 신청서 2장
      • VISA신청 서류 Form
      • 영문 주석이 달린 VISA신청 서류 Form
      • 신청서는 프랑스어로만 제공되지만, 각 항목에 대한 설명이 접수 창구에 있습니다.
    • 사진 3장 (3.5x4.5cm, 흰색바탕, 얼굴 세로 길이 3.2-3.6cm : 여권 사진 크기임)
    • 기혼자인 경우 추가 서류가 필요할 수도 있음
  • 택배로 배송 신청을 같이 할 수 있습니다.
• Swiss VISA신청
  • Swiss VISA는 상대적으로 신청 후 일찍 나오는 편입니다. (신청한 주 금요일? - 확인 필요)
  • 신청 시간은 월-금 오전 9시 30분부터 12시까지입니다. (전화 업무도 동일)
  • 대사관은 지하철 5호선 서대문 역 3번 출구에서 도보로 5-10분 거리에 있습니다.
    • 3번 출구에서 독립문 방향으로 걸어오다가 서울시교육청 방향으로 올라가다 언덕 끝에서 좌회전하면 출판사 건물 옆에 있음 (단독주택)
    • 택시 이용시 (아마도) 기본요금, 마을버스 5번이 바로 앞쪽으로 지나갑니다. (승, 하차 정류장 확인 필요)
    • Google map 스위스 대사관 위치
  • 준비해 갈 사항은 다음과 같습니다.
    • invitation letter
    • 여권
    • 비자에 사용될 사진 (여권 사진 크기) 2장
    • VISA 신청서 1장
      • VISA 신청 서류 Form (2009년 이후로는 schengen visa 신청서로 통합된 듯)
      • 영어, 독일어 프랑스어로 신청서 양식이 표시 되어 있고, 각 항목에 대한 설명이 접수 창구에 있습니다.

여기서 얻는 VISA는 입국시 1회 사용 가능한 비자가 발급됩니다. 실제 long term stay를 위한 처리 절차는 CERN에서 user registration과정에서 체류증을 얻음으로써 완료됩니다.

User 등록시 필요한 서류 사전 준비

유저 등록시 필요한 정보나 서류들을 미리 한국에서 준비해야 시간을 절약할 수 있습니다.

• 유저 등록 서류 작성 및 팀 리더에게 사인 받기
  • 팀 리더는 대개 각 학교 당 1명의 대표 교수님이 있습니다. 자신의 학교의 팀 리더를 확인 한 후 사인을 받아 두도록 합니다.
• 고용 증명 서류 준비
  • 자신이 고용되어 있다는 사실을 증명하는 서류를 준비합니다. (Proof of your Enrollment) 이 문서에는 고용 시작 일자와 종료 일자가 명시되어 있어야 하며, 지도교수 또는 학과장의 이름과 사인 (또는 도장)이 있고 공식 문서의 형태를 나타내기 위해 학교의 로고 등이 들어가 있으면 좋습니다. 학교 공문일 필요는 없으며 지도교수님의 서명 정도로도 충분합니다. (CERN제공 예제 학교별 포맷 추가 필요)
• 체류증 발급을 위한 증명 사진 준비
• 해외 체류를 위한 보험 가입과 보험 증서 준비
  • 유저 등록시에 보험 가입 여부를 확인하도록 규정되어 있습니다. 질병, 사고 등에 보장이 되는 보험이어야 하며 체류 기간을 커버할 수 있어야 합니다.
  • 일반 사보험 중에는 해외에서도 보장을 받을 수 있거나 약간의 추가 비용으로 보장 가능하도록 조정할 수 있는 경우가 있습니다.
  • 여행자보험의 경우 해외에 이미 나와 있는 경우 가입이 불가능할 수 있습니다. (확인 필요)
• 최소 2명의 contact person 이름, 연락처 (학생의 경우 부모님 연락처, 생년월일 필요)

기타 개인적 서류 준비

• 자동차 운전 관련 서류
  • 운전시 항상 필요 : 운전 면허증과 국제 운전 면허증 - 한국 면허증 만으로도 법적인 효력이 있으며 국제 면허증은 번역상의 도움용으로 그 자체로는 법적 효력이 없음
  • 자동차 보험 가입시 필요 : 무사고 증명 서류 (경찰서, 운전면허 공단에서 발급, 영문판) 또는 운전자 보험 납입 증명 내역 (보험사에서 발급?)
  • 스위스/프랑스 면허증 교환시 필요 : 출생지 증명 서류
• 학생 혜택
  • 학생증 또는 국제 학생증 - 교통, 숙소 등에서 할인 혜택을 받을 수 있는 경우가 많음
• 재정
  • 한국 거래 은행 공인 인증서, 보안카드, otp 등
  • 현금 (1일 식비 구내 식당 기준 최소 30프랑), 한국 신용카드, 체크카드 등
• 병역 관련
  • 25세 이상의 병역 미필자는 출입국시 병무청에 미리 신고해야 합니다. 출국 신청과 결과 확인은 인터넷으로 가능하며 단순 여행이나 업무출장 정도의 사유로 신청하면 간단합니다. 승인까지 길게는 약 1주일 정도의 기간이 필요합니다.
  • 병역 특례 대상자는 출입국시 출장 신청서를 미리 작성해 병무청의 허가가 있은 뒤에 출국 가능하며 허가 받은 기간을 벗어나는 경우 병역특례 취소와 더불어 법적인 처벌을 받습니다.
  • 병역 특례 대상인 박사 수료생은 통산 6개월 이상의 해외 출장을 위해서는 공동 연구로 인정을 받아야 합니다. (공동 연구 인정이 안 되면 복무 기간이 그만큼 늘어납니다.) 서류 준비와 인정 과정까지 최소 수 개월의 많은 시간이 필요하므로 병역 특례 합격과 동시에 서류 준비 작업을 시작하는 것이 좋습니다. 복무 기간 중 2년 이상은 어떤 이유로든 출국이 불가능합니다.

개인적인 사항들에 대한 사전 조율

숙소 예약
도착 직후에는 CERN 호스텔에 살면서 최대한 빠른 시일 내에 장기적으로 살 집을 구하러 다니는 것이 일반적입니다.

• CERN hostel : CERN연구소 안에 위치하며 가격이 저렴합니다 (현지 물가, 주변 호텔 비용 기준). 단 방학 기간에는 신청자가 많아 미리 예약하지 않으면 방을 구할 수 없습니다. 1년에 3개월 이상 숙박이 불가능 (확인 필요). 공동 식당에서 취사 가능, 인터넷 가능
• Youth hostels or City hostel : 가격이 저렴합니다. 최대 나이 제한이 있을 수 있습니다. 또한 일반적으로 1주일 이상의 숙박이 불가능합니다. 무료 대중교통 티켓을 받을 수 있습니다. 일반적으로 (세제 유료) 세탁실, 무료 인터넷이 가능합니다(비확인).
• 민박 : 제네바는 관광 도시가 아니므로 전문 한인 민박이 없습니다. 개인적으로 하숙을 하시는 분들이 있을 수 있으니 현지 체류중인 사람들과 미리 연락하는 편이 좋습니다.
• Hotel (France)
  • Balladins hotel : 객실당 요금? CERN할인?, 무료 인터넷 가능, 마트 및 버스 정류장까지 도보 10분, CERN입구까지 도보 30분, 인터넷 예약 가능
  • Stars hotel : 객실당 요금? 대중 교통편 있음 (~4프랑, 1시간 30분?)
  • Sofia hotel : 70유로. 인터넷 불가, 버스 정류장, 마트 도보 2분 CERN입구까지 도보 30분, 인터넷 예약 가능, 영어 못함
  • F1 hotel, Premier class St. Genis, Premier class Prevessin : 가장 저렴함, 대중교통 없음 (버스 정류장까지 도보 30분), CERN까지 도보 2-3시간
• Hotel (Switzerland)
  • Etap hotel geneve : 객실당 1일 ~90프랑, 침대 3개, 대중 교통편 있음.
  • 33 hotels : 1일 ~80프랑? 대중 교통편 있음, 아침식사(빵 시리얼) 포함
• Apartment hotels : 가족이나 3인 이상 그룹이 1개월 이상 중-장기 체류하는 경우 Apartment hotel을 이용하면 편의성과 비용 면에서 이득이 있습니다.
  • Sejours-affaires, St. Genis Pouilly
  • Citea, Prevessin

Office arrangement

• 장기 파견자의 경우 안정적인 환경에서 연구를 진행하기 위해서는 자신이 상주하면서 일할 작업 환경이 필요합니다. 파견 기간동안 사용할 수 있는 오피스 공간과 컴퓨터 등 가용 자원 여부를 확인해야 합니다.

공항에서 숙소까지 이동 수단

• 공항에서 연구소까지 왕복하는 셔틀이 있습니다.
• 제네바는 대중 교통이 잘 정비되어 있는 편으로 버스를 이용해 연구소까지 이동할 수 있습니다. (검색 페이지) 공항 내 수하물 찾는 곳에서 무료 티켓을 뽑을 수 있습니다.
• 공항에서 도착층에 택시가 대기중이므로 이용할 수 있으나 연구소까지 약 50프랑 정도 비용이 듭니다.
• 숙소의 위치에 따라 대중 교통이 없거나, 비행기 도착 시간에 따라 운행 시간이 지났을 수 있습니다. 필요시에 연구에 방해되지 않는 수준에서 현지 체류중인 연구원들에게 개인적으로 연락하여 픽업을 부탁해야 할 수 있습니다.

도착 후 진행할 일들

등록 절차

준비 해 온 유저 등록 관련 서류를 모두 정리해 user's office로 이동합니다.

• User registration form, 여권(with VISA), proof of enrollment document, invitation letter, insurance document
• contact person information, 부모님 생년월일
• 체류증 발급을 위한 사진들

서류에 문제가 없다면 ID카드 발급을 위해 55동으로 이동합니다. Secretary가 관련 문서와 함께 어디로 가야 하는지 알려 줍니다. Entrance B 바로 옆 건물로 들어가 2층으로 올라가 화살표를 따라 가면 방이 나옵니다. ID카드 발급받으러 왔다고 하고 서류를 주면 지정된 자리에서 웹캠으로 사진을 찍고 곧바로 ID카드가 발급됩니다. (꽃단장 필수)

CERN 유저로 등록이 완료 되었다면 CMS 멤버로 등록해야 합니다. CMS멤버 등록을 위해 40동 B열 5층으로으로 이동합니다. 멤버 등록은 CMS 멤버 등록 페이지에서 입력하면 됩니다. CMS secretary 방 입구쪽에 설치된 컴퓨터를 이용할 수 있습니다. 잘 모르겠으면 물어보면 친절히 알려줍니다. CERN user등록이 완료 되어 database에 정보가 기록되고 나서 진행하면 CMS 멤버 등록이 간편해 집니다. 최종 승인은 그룹 리더 교수님의 확인에 의해 완료됩니다.

CMS멤버로 등록이 완료 되었다면 computing account를 신청해야 합니다. Computing account를 만들어 줄 수 있는 사람이 누구인지는 secretary가 알려 줍니다. 대부분의 일은 이 때 만든 계정과 그 때의 암호 (NICE/AFS)를 이용해 제어됩니다. 단, 행정적인 처리 등은 EDH라는 이름의 별도 서비스로 운영되며 EDH 암호는 NICE/AFS암호와는 별개로 관리되므로 EDH암호 역시 같이 초기화 하는 것이 좋습니다. https://account.cern.ch/account/ 에서 계정 관리가 가능합니다.

Computing account가 만들어 졌다면 GRID사용을 위한 준비도 바로 시작할 수 있습니다. (관련 링크 제공 필요)

CERN 유저, CMS멤버 등록 이후 추가 절차

Network 컴퓨터 등록
노트북이나 스마트폰, 인터넷 전화 등을 사용하려면 CERN네트웍에 하드웨어 정보와 소유자 정보를 등록 해야 합니다. 해당 기기가 네트웍에 접속을 해 웹 페이지를 띄우려고 하면 웹 페이지 대신 장치 등록 페이지가 먼저 나타나게 되며, 자신의 computing account를 이용해 로그인하여 장치를 등록하면 됩니다.

안전교육
CERN유저는 기본적인 방사능 교육을 받아야 하며 computing security 교육도 받아야 합니다. 이러한 교육 과정은 인터넷을 통해 presentation자료를 읽고 문제를 풀어 합격 점수 안에 들면 되며, course 1, 2, 3 그리고 computer security 과정을 마치면 됩니다. http://sir.cern.ch에서 관련 training을 찾아 이수할 수 있습니다. P5 출입이 필요하다면 4단계까지 마쳐야 자신의 출입증으로 P5에 들어갈 수 있게 됩니다.

은행 계좌 개설
체류비를 지급 받기 위해서는 CERN안에 있는 UBS은행에 개인 계좌를 개설해야 합니다. 계좌 개설을 위해서는 attestation(아따쓰따씨옹)이라는 이름의 문서가 필요한데 이는 user office에서 달라고 하거나 인터넷 상에서 발급 받는 것도 가능합니다. 해당 문서와 자신의 신분증을 가지고 Restaurant 1 근처에 있는 UBS은행에서 계좌를 개설하면 됩니다. 계좌 개설은 은행 창구에서 하지 않고 창구 바로 옆 쪽문으로 들어가 계단으로 내려가서 하게 됩니다. 계좌 개설 시 e-banking이 가능하도록 하면 편리합니다 (나중에 직접 홈페이지에서 가입해 e-backing을 할 수도 있음). 미리 자신의 오피스 주소를 알아 두고 갈 것. 계좌 개설이 완료되어 개인 account number가 만들어 졌다면 이 정보를 CMS secretary에게 알려 줘 이후 월급이 이체될 수 있도록 해야 합니다.

오피스 열쇠 신청
오피스 열쇠를 신청합니다. 열쇠 신청 양식을 작성 한 뒤 CMS Secretary에게 제출하고 나면 열쇠를 픽업하러 오라는 이메일이 옵니다. 열쇠는 570동의 Lock & Key office에서 받을 수 있습니다.

CERN 바깥에서 준비할 절차

프랑스에서 집 계약을 하거나 자동차 보험을 들 경우 프랑스 은행에 계좌를 개설하는 것이 필수적입니다. 은행 선택은 개인의 선호도에 맞는 것으로 하면 되며, CERN Prevessin site에 있는 CA (Credit Agricole)에서 개설하면 준비할 서류나 필요 시간이 적은 편이고 수수료가 저렴하다고 합니다.

• 프랑스 대사관에서 지문 날인 (2009년 후반기에 변경됨)
• 집 계약
• 자동차 구입, 보험 가입, 자동차 등록, CERN출입 등록

-- JunghwanGoh - 17 Aug 2009